Yksi eniten käytetty työkalu nykyisin on selain. Selaimen valinta ja sen lisäosat merkitsevät paljonkin – varsinkin tietoturvan ja yksityisyyden osalta. Suosituimmat selaimet nykyaikana ovat Chrome ja siihen pohjautuvat selaimet, Firefox ja Safari. Kaikkiin näihin selaimiin saa asennettua selainlaajennuksia, jotka muuttavat selaimen toimintaa käyttäjän haluamaan suuntaan. Yksi suosituimmista selainlaajennuksista on ns ”ad-blokkeri” eli mainoksen estäjä. Nämä estävät sivustoissa näkyvät mainokset ja nopeuttavat sivustojen latautumista. Nykyisin myös yksityisyyteen ja tietoturvaan vaikuttavat laajennukset ovat suosittuja.

Suosittelen seuraavia laajennuksia selainten käyttöön, mikäli käyttäjänä haluat parantaa yksityisyyttäsi ja tietoturvaasi internetissä surffatessa:

• uBlock Origin - Paras mainosten poistaja
  
• Privacy Badger - Estää esim. Facebookin ja Googlen seurannan sivustolta toiselle siirryttäessä
• Malwarebytes Browser Guard - Hyvä suoja selaimeen, joka estää useat haittasivustot ja varoittaa epäilyttävistä sivustoista

Näiden kolmen lisäksi on myös paljon muitankin lisäosia, mutta normaalikäytössä nuo kolme auttavat huomattavasti jokapäiväisessä surffauksessa. Nämä esimerkit ovat Firefox-selaimeen, jota suosittelen käytettäväksi.

Lopuksi annan linkki-vinkiksi sivuston http://draw.io/ jossa voit kätevästi selaimella tehdä kaavioita ja piirtää esim. prosesseja!

Pidin viimeviikolla yksinyrittäjille webinaarin tietoturvasta. Aiheena olivat yleisimmät tietoturvauhkat, jotka yksinyrittäjä kohtaa työssään. Webinaarin jälkeen oli kysymyksien aika ja huomasin että monella yksinyrittäjällä on ongelmia IT-arjen perusasioiden kanssa. Tämän takia suosittelen jokaiselle yksin- ja pienyrittäjälle IT-Katsastusta jossa käymme läpi yrityksesi nykyisen tilanteen ja tämän jälkeen saat parannusehdotukset miten voit parantaa tilannetta. Tämän raportin pohjalta voit itse päättää, tarvitsetko lisäapuja IT:n osalta. Mikäli tarvitset esim. opetusta pilvipalveluiden tehokkaampaa käyttöä varten, ota meihin yhteyttä!

Näin lopuksi IT-vinkkinä kaikille haluan kertoa sivustosta nimeltä https://www.photopea.com/. Sivustolla pyörii Photoshopin tasoinen kuvankäsittelyohjelma, mutta on täysin ilmainen. Mikäli olet tottunut käyttämään Photoshoppia mutta nykyiset lisenssimaksut hirvittävät sinua, koita Photopea-sivustoa.

Uusi vuosi on edessä ja haluaisin palata hetkeksi viime vuoden lokakuun kirjoitukseen, josta tuli palautetta kiitettävästi. Monet haluavat tietää ihan konkreettisesti tietoturvan toteuttamisesta yksinyrittäjänä.

Paras tapa on huolehtia tietoturvaohjelmiston ajantasaisuudesta ja tärkeiden datojen tallentamisesta oikeaan paikkaan. Windows-käyttöjärjestelmän mukana tuleva Windows Defender on peruskäytössä tyydyttävä, mutta silti suosittelen keskimäärin 50 € sijoittamista tietoturvaohjelmaan vuodessa. Tietojen tallennuksen osalta pilvipalvelun käyttöä sekä kerran kuukaudessa otettavan paikallisen kopion. Yleisimmät pilvipalvelut ovat Microsoft Office 365 ja Google Workspace. Salasanat kannattaa tallentaa erilliseen ohjelmistoon, ja tämä tiedosto tallentaa pilvipalveluun.

Toinen tärkeä asia on meillä nykyisin EU:n tuoma GDPR-laki. Pienyrittäjän osalta tärkein asia on tallentaa asiakastiedot salatusti, sekä pyytäessä antaa asiakkaillensa tieto mitä ja mihin tietoja on tallennettu. Tämän lisäksi asiakas voi pyytää tietojensa poistoa. Suosittelen jokaisen yrittäjän tallentamaan asiakastiedot alustalle, jossa ne ovat salattuina. Tähän tasoon pääsee helposti ottamalla esim. laskutus ja asiakasjärjestelmän kolmannelta osapuolelta pilvestä sekä tallentamalla yrityksen tiedostot pilveen. Yrittäjän oman tietokoneen tiedot ovat tärkeää salata esim. Windowsin BitLocker-ohjelmistolla - huomaathan, että tämä ohjelmisto vaatii Windows Pro-version. Kuluttajakäyttöön suunnatuissa kannettavissa on yleisesti asennettuna Windows Home-versio, johon tätä ominaisuutta ei saa käyttöön.

Viimeinen kohta mistä haluan puhua, on VPN-palvelut. Nämä palvelut tuovat yrittäjälle tietoturvan netin käytössä, kun verkko ei ole oma tai tuntemasi verkko. Mikäli olet ulkomailla ja käytät esim. hotellin langatonta verkkoa, et voi olla täysin varma mitä laitteita verkossa on. Siksi onkin hyvä ottaa käyttään VPN-ohjelmisto, joka salaa verkkoliikenteen koneeltasi internettiin. Suomessa yksi suosituista VPN-palveluista on F-Securen Freedome.

Mikä tarvitset apuja näiden ongelmien ratkaisuun, ota minun yhteyttä niin autan ratkaisussa!

Vuoden lopussa monet miettivät hankintoja ja yksi iso menoerä monelle yksinyrittäjälle ja pienyrittäjälle on tietokone. Nykyisin laadukas työkannettava voi löytyä käytettynä netistä takuun kera. Olen suositellut asiakkailleni käytettyä kannettavaa, koska hinnan hyödyn lisäksi tämä edistää meille nykyisin tärkeää ekologisuutta sekä kierrätystä.

Suomen markkinoilla löytyy seuraavia hyviä käytettyjen tietokoneiden verkkokauppaa! Seuraavat verkkokaupat saavat meiltä suositukset:
 
Taitonetti.fi – Yritys myy mm. HP ja Lenovo kannettavia ja tarjoaa näille 12kk takuun
Tietoarmada.fi – Heiltä löytyy kaikki tunnetut merkit ja mahdollisuus jopa 24kk takuuseen
Grenius.fi – Normaalin myynnin lisäksi he tarjoavat leasing-vaihtoehtoja käytetyille koneille
 
Verkkokauppojen tarjonta on monipuolista ja sieltä löydät mm. pöytäkoneet, puhelimet ja serverit. Nykyaikana tietotekniikan kehitys ei ole niin nopeaa, etteikö 3–4 vuotta vanha kone pätisi hyvinkin käytössä tehojensa puolesta.

Lopuksi toivotan kaikille asiakkaille hyvää joulua ja mahtavaa uuttavuotta 2022!

Ryhmätyötilan työkalut ovat näppärä ratkaisu projektien ja töiden seuraamiseen lähes missä tahansa liiketoimialalla. Nykyisin tarjonta on hyvinkin monipuolista ja kaikkiin tarkoituksiin löytyy ”se oikea” ohjelmisto. Yksi isoin ja suosituin on Slack, joka on erinomainen kommunikaation sitomisessa yhteen paikkaan. Se tarjoaa tehokasta kommunikointia ilman pitkiä sähköpostiketjuja.
Mikäli kuitenkin halutaan jotain enemmän, on tarjolla kaksi varteenotettavaa vaihtoehtoa. Ensimmäinen näistä on Trello, jossa työtilat jaetaan ison esitystaulun sisään omiksi korteiksi. Trellon avulla voit tehdä helposti ohjattavia ja seurattavia projekteja. Se sisältää myös aikatauluksen ja projektin etenemisen seuraamisen. Toinen suosittu työkalu on Miro. Se sisältää mm. workflow-suunnittelun sekä huomattavasti selkeämmät graafiset työkalut.
Nämä kaikki työkalut ovat ilmaisia määrätyin ominaisuuksin, mutta maksamalla saat lisätyökaluja käyttöösi. Mikäli käytössä on Microsoft Office 365, tällöin työkalu löytyy suoraan Officesta – Teams. Teams eroaa edellä mainituista hieman. Parhaiten Teamsistä hyötyy, kun kaikki Officen työkalut ja Microsoft 365 on käytössä.
Nykyisin kun katsoo näitä ohjelmia niin ymmärtää miten paljon aikaansa edellä oli Google Wave, joka valitettavasti kuoli pois. Onneksi Microsoft on tuomassa sen takaisin.

Osallistuin mielenkiinnosta pari viikkoa sitten pienyrittäjille ja yksinyrittäjille tarkoitettuun Tietoturva verkkoseminaariin. Seminaarin pääsanoma oli, että varokaa huijaussivustoja, joissa koitetaan kalastella kirjautumistietoja. Nykyajan tietoturva on paljon muutakin, kuin kalastelusivuja.

Ensimmäinen ja tärkein asia on pitää huoli, että työkoneessa on tietoturvaohjelmisto ja se on ajantasainen. Windows 10-käyttöjärjestelmässä tulee mukana Microsoftin oma ohjelmisto, mutta on suositeltavaa ostaa jokin kolmannen osapuolen ohjelma. Suosittelemme joko suomalaista F-Securea tai vastaavasti palkittua ESET-ohjelmistoa. Ilmaisista ohjelmista suosittelemme Avast-ohjelmistoa.

Seuraavaksi tärkein asia on salasanojen hallinta. Nykyaikana ei ole suotavaa pitää samaa salasanaa eri järjestelmiin ja sivustoihin. Tämän takia on hyvä ottaa jokin salasanan hallintaohjelmisto, joka tekee muistamisen puolestasi. Yksi suosittu maksullinen palvelu on Lastpass, mutta mikäli löytyy vähän teknistä viitseliäisyyttä, niin KeePass niminen ohjelmisto toimii mainiosti ja on ilmainen. Tärkeimmät salasanat kuten pilvipalveluiden ja koneeseen kirjautumissalasanat pitää kuitenkin itse muistaa, eikä näitä pidä tallentaa mihinkään muualle kuin omaan päähän.

Salasanojen kohdalla kannattaa ottaa ns. 2FA tai MFA eli monivaiheinen tunnistautuminen. Tämä tarkoittaa, että pelkän salasanan avulla ei tärkeisiin järjestelmiin pääse kirjautumaan vaan se vaatii esim. tekstiviestillä lähetettävän koodin. Tällöin mikäli järjestelmä missä tietosi ovat murretaan ja salasanat vuotavat, eivät ulkopuoliset pääse kirjautumaan sisään sillä.

Palveluihin kirjautuessa on aina oltava myös tarkkana sivuston oikeellisuudesta. Mikäli kirjaudut yleisimpiin järjestelmiin (esim. Office 365 tai Google Suite) niin selaimen osoiterivillä näkyy varsinainen sivu mihin olet kirjautumassa. Mikäli huomaat jotain outoa sivuston osoitteessa, älä missään nimessä kirjaudu sisään. Yksi iso huijaus nykyisin on myös hakutermien muokkaaminen. Mikäli menet ekana hakukoneeseen (esim. Google) ja kirjoitat pankkisi nimen hakukenttään, niin ensimmäinen osuma ei välttämättä olekkaan pankkisi sivu vaan huijaussivu. Tämän takia on hyvä laittaa kirjanmerkiksi selaimeen oman pankkisi sivu sekä muut tärkeät sivut. OP:n mainio ohje kertoo lisää näistä huijauksista.

Nykyisin myös ransomware-huijaukset ovat hyvin yleisiä. Näissä troijalaisohjelmisto kryptaa tietokoneen kaikki tiedostot ja vaativat lunnaita, jotta tiedostot palautettaisiin. Tämän uhan takia on hyvä pitää tiedostot pilvipalvelussa SEKÄ ottaa varmuuskopio kaikista tiedostoista ulkoiselle levylle ainakin kerran kuukaudessa. Varmuuskopiointi onnistuu helposti, kun ostaa ulkoisen 1 teratavun levyn USB-liittimellä ja kerran kuukaudessa kopioi kaikki tärkeät tiedostot omalta koneelta sekä pilvipalvelusta sinne. Aikaa tähän ei mene kuin tunti pari, mutta se pelastaa myöhemmin isoilta ongelmilta.

Me autamme sinua mielellämme näiden ongelmien kanssa ja meidän IT-Katsastus kattaa näiden kohtien läpikäynnin ja konsultoinnin. Mikäli sinulta löytyy mielenkiintoa lukea lisää asiasta, suosittelemme tutustumaan TrafiCOMin sivuihin asiasta.

Lähes jokaisen yrittäjän tärkein markkinointi kanava on heidän oma sivunsa netissä. Kun sivut on saatu valmiiksi ja julkaistu nettiin, tämän lisäksi on tärkeää vielä varmistaa, että sivusto toimii kuten on suunniteltu. Usein yksinyrittäjä ei aina kerkeä katsomaan jokaista osa-aluetta sivustossansa ja tämä voi tuoda myöhemmin ongelmia. Itselläni on tähän kaksi hyvää esimerkkiä, toinen omilta sivuiltani ja toinen asiakkaana.

Viime kuussa minulta meni yksi tarjouspyyntö ohi, kun omilla sivuillani ollut yhteydenotto osoite ei ohjannut posteja oikein. Laitoin kylläkin tarjouksen jälkeenpäin, mutta valitettavasti se oli liian myöhään. Toinen esimerkki on viime vuodelta, kun etsin tilitoimiston palveluita itselleni. Lähetin paikalliseen isohkon tilitoimistoon tarjouspyynnön heidän sivujen kautta. Heistä ei kuulunut mitään ja deadline tilitoimiston valitsemiseen oli tulossa vastaan. Laitoin sitten suoraan sähköpostia yritykselle ja kysyin, saivatko he minun tarjouspyyntöni. Heidän vastauksensa oli, etteivät he olleet saaneet. Jäinkin miettimään olinko ainoa, jolle näin oli käynyt.

Lopuksi olisi hyvä myös ymmärtää sivujen kausimuutokset. Monella yrittäjällä on tuttu tuo Markkinointikello ja tämän pohjalta olisi myös hyvä katsoa omien sivujensa tarpeet muutoksista vuodenaikojen mukaan. Nyt tänään alkava syksy tuo varmasti lisää liikennettä jokaisen sivuille, joten nyt rohkeasti katsomaan omat sivut läpi ja miettimään miten niitä voisi viilata vastaamaan juuri tätä ajankohtaa.

Jokaisen yrittäjän kannattaa huolehtia oman yrityksensä - ja miksen myös henkilökohtaisen - datan varmuuskopioinnista. Nykyisin helpoin tapa on asentaa koneelle pilvipalvelu, johon tiedostot tallentuvat suoraan. Näitä palveluita löytyy moneen eri tarkoitukseen ja esim. Office 365 palvelussa on mahdollista ottaa pelkkä pilvitallennus ilman Office-pakettia tai sähköpostia. Myös Kotimaisia vaihtoehtoja on tarjolla ja yksi näistä on Nexetic.

Yksi tärkeä ominaisuus pilvipalveluissa on versiointi. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että voit palata aikaisempaan versioon Word-dokumenttia vaikka olet jo tallentanut tiedoston päälle uudemman version.

Pelkkä pilvipalvelun tilaaminen ei riitä, vaan omat tiedonhallinta prosessit pitää muuttaa. Tämä tarkoittaa tiedon tallentamista suoraan pilvipalveluun, eikä esim. työpöydälle. Tätä varten tarvitaan ohjelmistojen oikeanlainen asentaminen ja asetuksien kuntoonlaittaminen.

Kaiken tämän jälkeen on vielä hyvä ottaa kerran kuukaudessa ulkoiselle levylle varmuuskopio kaikista tärkeistä tiedostoista omalta koneelta. Näin varmistetaan se, että vaikka pilvipalveluille kävisi jotain, on kuitenkin omat tiedostot tallessa.

Mikäli haluat, että tarkistamme tietojesi varmuuskopioinnin prosessin, niin täkynä tarjoan jokaiselle IT-Katsastuksen ostajalle tunnin ylläpitotyötä kaupanpäälle! Edun arvo on 50€ (alv.0%).

Minulla oli alkuvuodesta edessä sivujen tekeminen ja logon suunnittelu. Näitä varten etsin netistä itselleni ne parhaat ja edulliset (ilmaiset) työkalut. Luettelen tässä teille ne työkalut mitä itse käytin, jotta sain sivuni ja yritykseni imagon eteenpäin.

Kun teet sivuja yrityksellesi, niin monesti tarvitset kuvia joita sinulla ei välttämättä ole. Netistä löytyy moniakin maksuttomia ns. stokki-kuvapalveluita. Tässä kaksi palvelua joita itse käytin:

Pexels
Pixabay

Haluat varmasti tehdä myös muuta mainosmateriaalia ja tottakai suunnitella logon yrityksellesi. Näitä varten itse käytin seuraavia palveluita:

Dafonts - Tämä sivusto tarjoaa fontteja moneen eri tarkoitukseen. Katsothan, että fontti jonka otat käyttöön on ilmainen myös kaupalliseen käyttöön.
Whatfontis - Tämä sivusto taas selvittää mikä fontti on kuvassa ja etsii sitä lähimmän ilmaisen version sinulle.

Lopuksi sitten logon luomista varten käytin kahta eri palvelua. Huomaathan, että sivustot tarjoavat palveluitaan hyvin huokealla. Saat samalla tarvittavat tiedostot kaikkeen mainontaan.

Looka
Freelogodesign

Tämän lisäksi myös ohjelmat ovat tärkeitä. Suosittelen kuvaeditoriksi Paint.NET nimistä ohjelmaa, jonka saa ilmaiseksi heidän sivuiltaan. Videoeditoriksi suosittelen DaVinci Resolvea jonka saat ilmaiseksi rekisteröitymällä BlackMagicin sivuilla.

Mikäli haluat perustaa yrityksellesi tai yhteisöllesi sivustot, niin autan teitä mielleläni sen kanssa. Nyt heinäkuun ajan tarjoan kotisivujen starttipakettiin tunnin lisää konsultaatiota samaan hintaan!

Kohta Suomi jää kesätauolle, joten esimerkin kanssa kerromme, miksi tietotekniikasta kannattaa pitää huolta yrittäjänä!

Esimerkki:

Olet yksinyrittäjänä mökkeilemässä kesällä ja yhtäkkiä kannettavasi tai kännykkäsi tippuu laiturilta veteen. Mikäli yrityksesi kaikki tieto on ollut tuossa yhdessä laitteessa, niin miten pitkä katkos yrityksesi toimintaan tulee? Tähän kysymykseen löytyy kaksi vastausta:

Olet osannut varmistaa yrityksesi tietotekniikan toiminnan valitsemalla oikeat palvelut: Olet tallentanut tietosi pilvipalveluun suoraan ja huolehtinut puhelimen osalta yhteystietojen tallentumisen myös pilveen, niin yleisesti riittää vain uuden koneen ostaminen ja tämän jälkeen kirjautuminen tunnuksilla sisään ja voit jatkaa jo muutaman tunnin päästä töitäsi.

Mikäli taas yrityksesi tietojen ja toimintatapojen osalta ei ole katsottu palveluita kuntoon, voi pahimmassa tapauksessa mennä viikkoja ennenkuin pääset edes aloittamaan taas työsi asiakkaittesi parissa.

Tämän takia on siis hyvinkin tärkeää katsoa nykyaikana yrityksen IT kuntoon!
Meiltä saat palveluina IT-katsastuksen ja konsultaation kaikkiin yllämainittuihin kohtiin.